Motivationsschreiben oder Anschreiben? Wer es verlangt, entscheidet

Die Ausschreibung liegt offen, und unter „Ihre Unterlagen“ steht: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse. Kein Wort von einem Anschreiben. Du suchst zwanzig Minuten und findest zwanzig Ratgeber, die beide Wörter wie Synonyme benutzen, und einen, der ein „drittes Blatt“ verlangt, das die Anzeige nie erwähnt hat. Am Ende schickst du entweder zu viel oder das Falsche.

Die Verwirrung hat einen nachvollziehbaren Grund. Es gibt zwei verschiedene Dokumente und dazu ein Land, in dem eines der beiden Wörter etwas anderes bedeutet. Wenn du weißt, welcher Fall gerade vorliegt, ist die Entscheidung in einer Minute getroffen.

Das Wichtigste in Kürze

• Wer es verlangt, entscheidet. Das Anschreiben ist bei einer ausgeschriebenen Stelle der Standard. Das Motivationsschreiben wird laut Bundesagentur für Arbeit „bei spezifischen Anlässen (z. B. Stipendien, Studienplatzbewerbungen oder Führungspositionen) explizit angefordert“.
• Die Längen sind unterschiedlich. Die ZAV der Bundesagentur nennt für das Anschreiben strikt maximal eine DIN-A4-Seite, für das Motivationsschreiben etwa ein bis zwei Seiten. Der DAAD verlangt für seine Stipendien ein bis drei Seiten.
• In der Schweiz ist es dasselbe Papier. Der Job Coach von jobs.ch schreibt, der Unterschied zwischen Motivationsschreiben und Bewerbungsschreiben liege nur in der Bezeichnung und in der Kommunikationskultur der Firma.

Was ist der Unterschied zwischen Anschreiben und Motivationsschreiben?

Der Unterschied liegt darin, wer das Dokument verlangt und welche Frage es beantwortet. Das Anschreiben gehört zur Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung und belegt, was du für diese Aufgabe mitbringst. Das Motivationsschreiben ist ein zusätzliches Blatt und beantwortet die Frage nach dem Weg: warum dieser Schritt, warum jetzt, wohin soll er führen.

Daraus folgt der ganze Rest. Das Anschreiben ist stellenbezogen, es greift zwei oder drei Anforderungen aus der Anzeige heraus und legt je einen Beleg daneben. Das Motivationsschreiben ist personenbezogen, es begründet eine Entscheidung und darf dafür weiter ausholen, als eine Stellenanzeige es rechtfertigen würde.

Die Bundesagentur für Arbeit formuliert die Zuordnung klar: Das Anschreiben „wird standardmäßig gefordert, es sei denn, die Stellenausschreibung schließt es explizit aus“. Ein Motivationsschreiben ersetzt es also nie. Wenn du dich in die Grundlagen einlesen willst, sammeln wir die Praxis dazu in unseren Texten rund ums Anschreiben.

Wann wird ein Motivationsschreiben überhaupt verlangt?

Dann, wenn eine Institution über eine Person entscheidet und nicht über eine Stellenbesetzung. Die Bundesagentur für Arbeit nennt drei typische Anlässe: Stipendien, Studienplatzbewerbungen und Führungspositionen. Außerhalb dieser Fälle ist das Motivationsschreiben in aller Regel freiwillig, und freiwillig heißt hier meistens: unnötig.

Der Grund liegt in der Auswahllogik. Eine Stipendienjury vergleicht Lebenswege miteinander, und dafür braucht sie eine Begründung, die im Lebenslauf nirgends steht. Der DAAD verlangt für seine Stipendien ein Motivationsschreiben von ein bis drei Seiten, das im Bewerbungsportal unter „Zweck/Motivation“ hochgeladen wird, und wertet unvollständige Bewerbungen gar nicht erst. Für eine Hochschule ist das Schreiben oft das einzige Dokument, in dem du erklären kannst, warum ausgerechnet dieser Studiengang an dieser Uni.

Bei Führungspositionen ist die Lage weicher. Dort ist das zusätzliche Blatt meist ein Angebot an dich und selten eine formale Bedingung. Es trägt nur, wenn du damit etwas erzählst, das im Anschreiben keinen Platz hat: wie du führst, was du in den ersten Monaten tun würdest, warum du diesen Bereich verantworten willst.

Was meint ein Schweizer Inserat, wenn es „Motivationsschreiben“ verlangt?

Fast immer genau das Dokument, das in Deutschland Anschreiben heißt. Der Job Coach des Schweizer Stellenportals jobs.ch sagt es direkt: Der Unterschied zwischen Motivationsschreiben und Bewerbungsschreiben bestehe nur in der Bezeichnung und in der Kommunikationskultur der Firma oder Branche. Es sind Wörter für dasselbe Papier.

Das Schweizer Vokabular weicht an mehreren Stellen ab. Die Unterlagen heißen dort Bewerbungsdossier, in Deutschland Bewerbungsmappe. Das Begleitschreiben oder eben Motivationsschreiben steht dort, wo in Deutschland das Anschreiben steht. Aus Anlagen werden Beilagen. Und zwei bis drei Referenzpersonen stehen mit Kontaktdaten schon in der ersten Bewerbung, während man sie in Deutschland erst auf Nachfrage nennt.

Praktisch heißt das: Wenn ein Schweizer Inserat Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen auflistet, ist das Motivationsschreiben der Brief, eine Seite, stellenbezogen. Schickst du zusätzlich noch ein Anschreiben, hast du zwei Schreiben im Dossier, die weitgehend dasselbe sagen. Das ist der Fehler, den die deutschen Muster-Portale nicht erklären, weil sie den Schweizer Sprachgebrauch nicht kennen.

Eine Einschränkung gehört dazu: Ein paar Schweizer Ratgeberseiten beschreiben das Motivationsschreiben weiterhin als eigene „Seite drei“. Verlass dich deshalb auf die Liste der Unterlagen im Inserat. Stehen Bewerbungsschreiben und Motivationsschreiben getrennt in derselben Liste, sind zwei Dokumente gemeint. Steht nur eines von beiden da, ist es der Brief.

Verschwindet das Motivationsschreiben gerade?

In der Schweiz messbar, in Deutschland nicht. Die SBB haben das Motivationsschreiben im Oktober 2019 aus dem Bewerbungsprozess gestrichen. Wer sich dort bewirbt, kann seine Motivation stattdessen direkt im Bewerbungstool formulieren, per Link auf die eigene Website oder in anderer Form. Zum Start der Umstellung legten laut jobs.ch noch 50 Prozent der Bewerbenden freiwillig ein Schreiben bei, und dieser Anteil sinkt seither kontinuierlich.

Diese Zahl ist aus zwei Gründen interessant. Erstens zeigt sie, dass ein großer Arbeitgeber den Prozess ändern kann, ohne dass die Qualität der Bewerbungen zusammenbricht. Zweitens zeigt sie, wie zäh die Gewohnheit ist: Die Hälfte schrieb weiter, obwohl niemand danach gefragt hatte.

Für dich als Bewerber heißt das nicht, dass du ab sofort nichts mehr schreiben musst. Es heißt, dass die Frage „ist das hier verlangt“ heute häufiger mit Nein zu beantworten ist als vor dem Umbruch von 2019, und dass die Antwort im Inserat steht und in keinem Ratgeber. Wann sich ein Schreiben trotzdem lohnt, haben wir in braucht man noch ein Anschreiben Fall für Fall durchgespielt.

Wie schreibst du beide, wenn beide verlangt werden?

Indem du sie strikt trennst. Die Bundesagentur für Arbeit stellt dafür eine harte Regel auf: Werden beide Dokumente verlangt, „dürfen sich die Inhalte nicht wiederholen“. Genau daran scheitern die meisten Doppelbewerbungen, weil beide Texte mit derselben Begeisterung für dieselbe Firma anfangen.

Die Arbeitsteilung, die funktioniert:

1. Anschreiben: Beleg. Nimm zwei oder drei Anforderungen aus der Ausschreibung und stelle je ein Projekt, eine Zahl oder eine Verantwortung daneben. Jeder Satz sollte prüfbar sein.
2. Motivationsschreiben: Begründung. Erkläre die Entscheidung hinter dem Lebenslauf. Warum dieses Fach, dieser Wechsel, dieser Bereich. Was dich an der Aufgabe beschäftigt, über die Stellenausschreibung hinaus.
3. Ein Blick zum Schluss. Lies beide Texte hintereinander und streiche jeden Satz, der im anderen schon steht. Meist trifft es den ersten Absatz des Motivationsschreibens, weil dort dieselbe Begeisterung für die Firma steht wie im Anschreiben.

Wie sich beide in die restlichen Unterlagen einfügen, steht in wie man eine Bewerbung aufbaut. Die Reihenfolge im Dossier ist übrigens fest: Anschreiben, dann Lebenslauf, das Motivationsschreiben folgt als drittes Blatt dahinter.

Wie lang darf jedes der beiden sein?

Das Anschreiben umfasst laut ZAV der Bundesagentur für Arbeit „strikt maximal 1 DIN-A4-Seite“, das Motivationsschreiben „etwa eine bis zwei Seiten“. Für Stipendien gilt teils mehr: Der DAAD nennt für sein Motivationsschreiben ein bis drei Seiten.

Diese Spanne ist keine Einladung, sie auszureizen. Eine Seite, die trägt, schlägt drei, die sich wiederholen. Bei Schweizer Bewerbungen empfiehlt der Job Coach von jobs.ch sogar ausdrücklich, oft mit einer halben Seite auszukommen, weil Recruiter am Bildschirm lesen und in Sekunden überfliegen: Bezug zur Firma, Beleg für die Eignung, Ziel und Schlusssatz.

Praktisch heißt das für dich: Schreib zuerst, was du zu sagen hast, und kürze dann auf das Format, das verlangt ist. Eine Bewerbung, die aus einer Seite auf zwei aufgeblasen wurde, sieht man ihr an.

Solltest du ein Motivationsschreiben mitschicken, wenn niemand danach fragt?

In der Regel nein. Wenn die Ausschreibung nur Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse nennt, ist die vollständige Bewerbung genau das. Ein unverlangtes drittes Blatt beantwortet keine offene Frage, und es kollidiert mit der Regel von oben: Es wiederholt fast zwangsläufig, was schon im Anschreiben steht.

Es gibt Ausnahmen, und sie sind schmal. Ein Wechsel, den der Lebenslauf nicht erklärt. Eine Bewerbung auf eine Position mit Führungsverantwortung, bei der deine Herangehensweise selbst Teil der Entscheidung ist. Ein Auswahlverfahren, das ausdrücklich zu einer freien Ergänzung einlädt. In allen anderen Fällen ist weniger Papier die bessere Bewerbung.

Für wen dieser Text nicht gedacht ist: Wenn du dich in der Schweiz bewirbst und nur wissen willst, wie du das eine Schreiben aufbaust, kannst du die ganze Unterscheidung überspringen. Für dich gilt der einfache Fall: ein Brief, eine Seite, auf die Stelle bezogen. Und wer gerade an einer Stipendienbewerbung sitzt, findet hier nur die Rahmendaten. Was eine Jury inhaltlich sehen will, ist ein eigenes Thema und steht in den Hinweisen des jeweiligen Förderwerks.

Wo JobScalr passt

Der langsame Teil an all dem ist das Anschreiben, weil es für jede Stelle neu geschrieben werden muss. JobScalr ist eine mobile App, die eine Stellenausschreibung gegen deinen Lebenslauf liest, dir einen Match-Score von 0 bis 100 samt Begründung gibt und daraus einen Entwurf für Lebenslauf und Anschreiben formuliert, der sich auf genau diese Anzeige bezieht. Für das Anschreiben zieht sie zusätzlich öffentlich verfügbaren Kontext zur Firma heran, damit der Einstieg nicht austauschbar klingt.

Was die App nicht macht, gehört hierher: Sie erfindet keine Fähigkeiten und keine Stationen, die du nicht hast, und fragt lieber nach, wenn die Anzeige etwas verlangt, das in deinem Profil fehlt. Ein Motivationsschreiben für ein Stipendium schreibt sie nicht, das ist ein anderes Dokument mit einer anderen Aufgabe. Und jeder Entwurf bleibt ein Entwurf, den du liest und änderst, bevor er rausgeht.

Häufige Fragen zu Motivationsschreiben und Anschreiben

Ersetzt ein Motivationsschreiben das Anschreiben?

Nein. Bei einer Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle in Deutschland ist das Anschreiben der Standard, und das Motivationsschreiben kommt gegebenenfalls zusätzlich dazu. Nur in der Schweiz fallen beide zusammen, weil dort oft nur ein Wort für den einen Brief benutzt wird.

Wie lang ist ein Motivationsschreiben?

Etwa eine bis zwei Seiten, so nennt es die ZAV der Bundesagentur für Arbeit. Bei Stipendien kann es länger sein: Der DAAD gibt für sein Motivationsschreiben ein bis drei Seiten vor. Das Anschreiben bleibt in jedem Fall bei maximal einer Seite.

Was ist die „dritte Seite“ einer Bewerbung?

So nennen viele Ratgeber das Motivationsschreiben, weil es hinter Anschreiben und Lebenslauf einsortiert wird. Der Name beschreibt also nur die Position in den Unterlagen. Ob das Schreiben überhaupt dazugehört, steht in der Ausschreibung.

Brauche ich für eine Masterbewerbung ein Motivationsschreiben?

Meistens ja. Studienplatzbewerbungen sind einer der Anlässe, bei denen die Bundesagentur für Arbeit das Motivationsschreiben ausdrücklich als angefordert nennt. Prüf trotzdem die Unterlagenliste der Hochschule, denn Umfang und Bezeichnung unterscheiden sich von Programm zu Programm.

Wie schreibe ich ein Motivationsschreiben für die Schweiz?

Als einseitiges Schreiben zur Stelle, denn genau das ist damit in den meisten Schweizer Inseraten gemeint. Nimm Bezug auf die Firma, belege deine Eignung an einer konkreten Erfahrung und nenne dein Ziel. Ein zweites, separates Anschreiben brauchst du dann nicht.

Was passiert, wenn ich beide Schreiben gleich formuliere?

Du verschenkst eines von beiden. Die Bundesagentur für Arbeit hält ausdrücklich fest, dass sich die Inhalte nicht wiederholen dürfen, wenn beide Dokumente verlangt werden. Ein Leser, der zweimal dieselbe Begründung findet, liest das zweite Schreiben nicht zu Ende.