Anschreiben im öffentlichen Dienst: das Anforderungsprofil entscheidet

Die Stadtverwaltung sucht eine Sachbearbeitung für die Bauordnung. Du hast zwölf Jahre Projekterfahrung, schreibst ein Anschreiben, das dir in der Privatwirtschaft drei Einladungen gebracht hat, und drei Wochen später liegt eine Absage im Postfach. Zwei Sätze, keine Begründung. Beim nächsten Mal machst du es wärmer, persönlicher, motivierter. Wieder eine Absage.

Das liegt selten an deinem Schreibstil. Die Auswahl läuft in einer Behörde nach anderen Regeln als in einem Unternehmen, und diese Regeln stehen fest, bevor deine Bewerbung überhaupt ankommt.

Das Wichtigste in Kürze

• Für jede Stelle im öffentlichen Dienst ist zwingend ein Anforderungsprofil zu erstellen. Die Ausarbeitung „Stellenbesetzung im öffentlichen Dienst“ des Wissenschaftlichen Dienstes des Bundestages (WD 6 - 3000 - 062/23, 24.07.2023) hält fest, dass die Kriterien darin im Voraus definiert werden und „auch für die gesamte Dauer des Auswahlverfahrens“ gelten.
• Kriterien, die dort fehlen, dürfen dich nicht auswählen. Dieselbe Ausarbeitung: völlig neue, im Anforderungsprofil nicht genannte Kriterien dürfen nicht herangezogen werden, „mögen sie auch noch so aussagekräftig und sinnvoll für eine Auswahlentscheidung sein“.
• Schwerbehinderte Bewerber werden eingeladen, ohne Vorsprung in der Bestenauslese. § 165 SGB IX verlangt die Einladung zum Vorstellungsgespräch bei öffentlichen Arbeitgebern. Die einzige Ausnahme im Gesetzestext: „Eine Einladung ist entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.“

Warum zählt im öffentlichen Dienst nur, was in der Ausschreibung steht?

Weil die Auswahlkriterien vorher festgelegt und dokumentiert werden. Grundlage ist Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz: „Jeder Deutsche hat nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte.“ Dieser Grundsatz heißt Bestenauslese. Er bindet die Behörde an genau drei Maßstäbe und schließt andere Erwägungen aus.

Übersetzt in das Verfahren bedeutet das: Vor der Ausschreibung entsteht ein Anforderungsprofil. Dort stehen die Kriterien, an denen die Bewerber gemessen werden. Die Ausarbeitung des Wissenschaftlichen Dienstes formuliert es knapp: Die Kriterien werden „im Voraus definiert und gelten auch für die gesamte Dauer des Auswahlverfahrens“.

Für dein Anschreiben folgt daraus eine ungewohnte Reihenfolge. Du beginnst beim Anforderungsprofil und arbeitest es ab, bevor du den ersten Satz über dich schreibst. Wenn du dich in die Grundlagen einlesen willst, sammeln wir die Praxis dazu in unseren Texten rund ums Anschreiben.

Gilt die Bestenauslese auch, wenn du dich nicht auf eine Beamtenstelle bewirbst?

Ja. Der Begriff des öffentlichen Amtes in Art. 33 Abs. 2 GG ist funktionsbezogen und umfasst auch Stellen im normalen Arbeitsverhältnis. Die Ausarbeitung des Wissenschaftlichen Dienstes stellt das ausdrücklich klar: Das Recht bezieht sich „nicht nur auf die Vergabe von Ämtern in einem öffentlich-rechtlichen Dienst- oder Amtsverhältnis, sondern gilt grundsätzlich in gleicher Weise für eine Beschäftigung in einem privatrechtlichen Arbeitsverhältnis“.

Das betrifft die große Mehrheit der Stellen, die du in einer Kommune, an einer Hochschule oder in einer Landesbehörde ausgeschrieben siehst. Auch als Tarifbeschäftigte, also mit normalem Arbeitsvertrag nach TVöD oder TV-L, bewirbst du dich in einem Verfahren nach der Bestenauslese.

Eine Grenze gibt es. Für Arbeitsplätze, auf denen hoheitsrechtliche Befugnisse ausgeübt werden, darf der Zugang auf Beamte beschränkt werden (Funktionsvorbehalt, Art. 33 Abs. 4 GG). Steht in der Anzeige eine geforderte Laufbahnbefähigung, ist das eine formale Voraussetzung, über die im Verfahren niemand mit dir verhandelt.

Was steht in einem Anforderungsprofil, und wie liest du es?

Drei Arten von Anforderungen, und sie wiegen unterschiedlich schwer. Der Wissenschaftliche Dienst gliedert sie in formale Anforderungen (die „harten“ Kriterien wie Schulbildung oder Berufsausbildung), fachliche Anforderungen (Berufserfahrung, besondere Kenntnisse, bisherige Tätigkeit) und persönliche Anforderungen (die „weichen“ Kriterien wie methodische, soziale und persönliche Kompetenzen).

In der Ausschreibung erkennst du sie an der Sprache. „Vorausgesetzt wird“, „erforderlich ist“ und „Sie verfügen über“ markieren Mindestanforderungen. „Wünschenswert“, „von Vorteil“ und „idealerweise“ markieren Kann-Anforderungen. Eine fehlende Mindestanforderung sortiert dich in der Vorauswahl aus, bevor jemand deinen ersten Satz liest.

Ein Detail, das im Streitfall zählt: Das Anforderungsprofil darf laut der Ausarbeitung „ausschließlich an die Tätigkeit anknüpfen und nicht an persönliche Merkmale des Bewerbers“. Kriterien, die zur Erfüllung der Aufgaben nicht erforderlich sind, dürfen gar nicht erst gestellt werden.

Was ist im öffentlichen Dienst anders als in der Privatwirtschaft?

Vier Dinge, die dein Anschreiben unmittelbar verändern.

Punkt	Privatwirtschaft	Öffentlicher Dienst
Auswahlkriterien	können sich im Prozess verschieben	im Anforderungsprofil vorab festgelegt, für das ganze Verfahren
Gehalt	in der Regel Verhandlungssache	Entgeltgruppe folgt der Tätigkeit und steht meist in der Anzeige
Rolle des Anschreibens	Werbetext, der Interesse weckt	Zuordnung zum Anforderungsprofil, Punkt für Punkt
Schwerbehinderung	keine Einladungspflicht	Einladung zum Gespräch nach § 165 SGB IX

Die praktische Folge steckt in der dritten Zeile. Das Anschreiben ist hier eine Zuordnung, kein Werbetext. Ein Satz wie „Ich bringe eine hohe Einsatzbereitschaft mit“ trifft kein Kriterium und wandert deshalb ins Leere, während „Ich bearbeite seit 2019 Bauanträge nach der Bauordnung NRW“ auf eine bestimmte Zeile im Anforderungsprofil zeigt.

Wie baust du das Anschreiben aus dem Anforderungsprofil?

In fünf Schritten, und der erste findet noch gar nicht im Schreibprogramm statt.

1. Kriterien herausschreiben. Kopiere jede Anforderung aus der Ausschreibung in eine Liste, getrennt nach Mindestanforderungen und Kann-Anforderungen.
2. Belege daneben legen. Zu jeder Anforderung eine konkrete Station, ein Zeitraum, eine Zahl oder ein Dokument. Wo nichts steht, bleibt die Zeile leer.
3. Die Reihenfolge übernehmen. Schreibe die Absätze in der Reihenfolge der Ausschreibung. Ein Personalbereich, der eine Auswahlmatrix abarbeitet, findet dann jeden Punkt an der erwarteten Stelle.
4. Die Wörter der Ausschreibung benutzen. Wenn dort „Widerspruchsbearbeitung“ steht, schreibe „Widerspruchsbearbeitung“ und nicht „Beschwerdemanagement“.
5. Eine Lücke offen benennen. Fehlt dir eine Kann-Anforderung, schreib in einem Satz, was du stattdessen mitbringst und wie du dich einarbeitest.

Der letzte Schritt ist kein Stilmittel. Die Anforderung bleibt offen, ob du sie erwähnst oder nicht, und ein benannter Punkt liest sich belastbarer als eine Auslassung.

Was passiert mit Sätzen, die kein Kriterium treffen?

Sie können dich nicht auswählen. Die Auswahlentscheidung darf laut der Ausarbeitung des Wissenschaftlichen Dienstes „ausschließlich aufgrund von Kriterien getroffen werden, die mit der Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung des ausgewählten Bewerbers in Verbindung stehen. Dies sind in erster Linie die Kriterien des Anforderungsprofils.“

Der Grundsatz hat Zähne. Das Bundesarbeitsgericht hatte 2020 einen Fall zu entscheiden (9 AZR 91/19), in dem ein Land ein Anforderungsprofil ausgeschrieben, die Bewerbungen dann aber mit einer Auswahlmatrix aus anderen Kriterien bewertet hatte. Genau diese Abweichung verletzt den Bewerbungsverfahrensanspruch, also das Recht jedes Bewerbers, nach den vorher festgelegten Maßstäben einbezogen zu werden.

Und wenn alle gleich gut sind? Dann dürfen Hilfskriterien hinzukommen. Die Ausarbeitung fasst die Rechtsprechung so zusammen: Diesen Hilfskriterien „darf jedoch erst dann Bedeutung beigemessen werden, wenn sich aus dem Vergleich anhand leistungsbezogener Kriterien kein Vorsprung von Bewerbern ergibt“. Deine Begeisterung für den öffentlichen Auftrag ist also bestenfalls ein Stichentscheid.

Kannst du im öffentlichen Dienst über das Gehalt verhandeln?

Kaum, und das ist gut zu wissen, bevor du eine Zahl in dein Anschreiben schreibst. Die Entgeltgruppe folgt aus der Tätigkeit und steht in vielen Ausschreibungen bereits drin. Beweglich ist die Stufenzuordnung innerhalb dieser Entgeltgruppe.

§ 16 Abs. 2 TVöD in der Fassung für die Kommunen (VKA) regelt das so: Bei Einstellung wird der Stufe 1 zugeordnet, sofern keine einschlägige Berufserfahrung vorliegt. „Verfügt die/der Beschäftigte über eine einschlägige Berufserfahrung von mindestens einem Jahr, erfolgt die Einstellung in die Stufe 2; verfügt sie/er über eine einschlägige Berufserfahrung von mindestens drei Jahren, erfolgt in der Regel eine Zuordnung zur Stufe 3.“ Einschlägig ist dabei „eine berufliche Erfahrung in der übertragenen oder einer auf die Aufgabe bezogen entsprechenden Tätigkeit“. Achtung: Für den TVöD Bund und für den TV-L der Länder gelten abweichende Regeln, sieh im Tarifvertrag nach, den deine Anzeige nennt.

Daraus folgt etwas für deine Unterlagen, das kein Muster-Portal erwähnt. Damit einschlägige Berufserfahrung überhaupt zählbar ist, müssen Zeiträume monatsgenau stehen und die Aufgaben müssen erkennbar machen, dass es dieselbe oder eine entsprechende Tätigkeit war. Eine reine Positionsbezeichnung reicht dafür nicht. Für alles rund um die Zahl selbst haben wir aufgeschrieben, wie du deine Gehaltsvorstellung nennst.

Musst du als schwerbehinderter Bewerber eingeladen werden?

Ja, und zwar unabhängig davon, wie du im Vergleich zu anderen dastehst. § 165 SGB IX regelt die besonderen Pflichten der öffentlichen Arbeitgeber und sagt zur Einladung: „Haben schwerbehinderte Menschen sich um einen solchen Arbeitsplatz beworben oder sind sie von der Bundesagentur für Arbeit oder einem von dieser beauftragten Integrationsfachdienst vorgeschlagen worden, werden sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.“

Hier liegt ein verbreiteter Irrtum. Oft wird das mit „bei gleicher Eignung“ zusammengeworfen. Im Gesetzestext steht diese Bedingung nicht. Die einzige Ausnahme lautet: „Eine Einladung ist entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.“

Praktisch heißt das: Die Schwerbehinderung muss der Dienststelle bekannt sein, damit die Pflicht greift, also gehört sie in die Bewerbung, wenn du sie geltend machen willst. Ein Satz am Ende des Anschreibens genügt, mit Grad der Behinderung und dem Hinweis auf den Nachweis in der Anlage. Derselbe Paragraf verpflichtet öffentliche Arbeitgeber übrigens, freie Stellen den Agenturen für Arbeit zu melden, und zwar „nach einer erfolglosen Prüfung zur internen Besetzung des Arbeitsplatzes“.

Für wen bringt dieses Vorgehen wenig?

Für vier Gruppen. Wer sich auf eine Beamtenlaufbahn mit standardisiertem Einstellungstest oder Assessment bewirbt, entscheidet die Sache dort. Wer eine geforderte formale Voraussetzung nicht hat, etwa die Laufbahnbefähigung oder einen bestimmten Abschluss, kommt mit keiner Formulierung an der Vorauswahl vorbei: Die harten Kriterien sind genau dafür da.

Wer sich intern auf eine andere Stelle bewirbt, steht in einem eigenen Verfahren, für das wir eine separate Anleitung zur internen Bewerbung haben. Und wer über ein Portal mit Formularfeldern einreicht, sollte zuerst prüfen, ob überhaupt ein Anschreiben hochgeladen werden kann, bevor er einen Nachmittag hineinsteckt.

Eine allgemeine Einschränkung gilt für den ganzen Text: Das hier ist keine Rechtsberatung. Es ordnet öffentlich zugängliche Gesetzes- und Tariftexte für den Zweck einer Bewerbung ein, mehr nicht.

Wo hilft dir hier eine KI, und wo nicht?

Beim Abgleich. Jobscalr schreibt deinen Lebenslauf auf eine konkrete Ausschreibung um, gewichtet die Abschnitte danach, was diese Ausschreibung verlangt, und schiebt Stichpunkte in Richtung konkreter, belegbarer Ergebnisse. Beim Anschreiben entsteht ein Entwurf zu genau dieser einen Stelle. Erfundene Fähigkeiten kommen dabei nicht dazu: Fehlt etwas, das die Anzeige verlangt, fragt die App nach, statt es zu ergänzen.

Ein Detail passt zufällig gut zu Behördenanzeigen, die oft nur einen Fachbereich und keinen Namen nennen: Die App erfindet für die Anrede keinen Empfänger, wenn die Ausschreibung keinen angibt. Wie du diesen Fall löst, steht in unserem Text zur Anrede im Anschreiben ohne Ansprechpartner.

Die Grenzen sind ebenso klar. Kein Werkzeug kennt die interne Gewichtung im Anforderungsprofil dieser Dienststelle. Keines ersetzt eine fehlende Laufbahnbefähigung. Abgeschickt wird die Bewerbung von dir selbst, und was rausgeht, ist ein Entwurf, den du vorher liest und änderst.

Häufige Fragen zur Bewerbung im öffentlichen Dienst

Muss ich im öffentlichen Dienst überhaupt ein Anschreiben mitschicken?

Das steht in der Ausschreibung unter den geforderten Unterlagen. Viele Behörden verlangen weiterhin Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse als Satz, manche reduzieren auf Formularfelder in einem Bewerbungsportal. Prüf die Unterlagenliste, bevor du schreibst, und halte dich daran: Formale Vollständigkeit wiegt in einem dokumentierten Auswahlverfahren schwerer als ein guter Einstieg.

Wie lang darf das Anschreiben sein?

Eine DIN-A4-Seite ist der übliche Rahmen, und er reicht, wenn du dem Anforderungsprofil folgst. Die Länge ergibt sich ohnehin aus der Zahl der Kriterien: Zu jeder wesentlichen Anforderung ein bis zwei Sätze mit Beleg, dazu Einstieg und Schluss. Steht in der Ausschreibung eine Vorgabe zur Länge, gilt diese.

Darf ich mich bewerben, wenn mir eine der geforderten Qualifikationen fehlt?

Bewerben darfst du dich immer. Nur ändert das nichts an der Vorauswahl, wenn es sich um eine Mindestanforderung handelt, denn genau dafür sind die harten Kriterien im Anforderungsprofil gedacht. Bei einer Kann-Anforderung sieht es anders aus: Die kannst du offen benennen und daneben stellen, was du stattdessen mitbringst.

Warum bekomme ich auf eine Absage keine Begründung?

Weil eine Absage in der Regel nur den Verfahrensausgang mitteilt. Über die Auswahlentscheidung selbst erfährst du daraus nichts, und ob und in welchem Umfang du Auskunft verlangen kannst, hängt vom Einzelfall und vom Status der Stelle ab. Das gehört in eine Beratung, und dieser Text beantwortet es deshalb bewusst nicht.

Was bedeutet „Bewerbungsverfahrensanspruch“ für mich als Bewerberin?

Er gibt dir das Recht, nach den Maßstäben aus Art. 33 Abs. 2 GG in die Auswahl einbezogen zu werden, also entlang der vorher festgelegten Kriterien. Ein Anspruch auf die Stelle folgt daraus nicht. Der Wissenschaftliche Dienst nennt ihn einen „reinen Verfahrensteilhabeanspruch auf leistungsgerechte Einbeziehung in die Bewerberauswahl“.

Zählt meine Zeit in der Privatwirtschaft für die Stufenzuordnung?

Sie zählt, wenn sie einschlägig ist, also dieselbe oder eine auf die Aufgabe bezogen entsprechende Tätigkeit betrifft. Daneben erlaubt § 16 TVöD dem Arbeitgeber, bei Neueinstellungen zur Deckung des Personalbedarfs auch Zeiten einer förderlichen Tätigkeit zu berücksichtigen. Das ist eine Kann-Regelung, und die Entscheidung trifft die Dienststelle.