Arbeitszeugnis selbst schreiben: was du dir geben darfst

Dein letzter Arbeitstag steht fest, und dann kommt diese Mail: „Schreib doch selbst einen Entwurf fürs Zeugnis, dann geht das schneller.“ Einen Moment lang fühlt sich das an wie ein Freifahrtschein. Du kannst dir endlich die Sätze geben, die dein Chef nie über dich gesagt hat. Dann sitzt du vor dem leeren Dokument und merkst, dass niemand dir sagt, wo die Grenze verläuft. Schreibst du zu bescheiden, verschenkst du deine letzte Gelegenheit. Trägst du zu dick auf, streicht die Personalabteilung dir den halben Text zusammen und du hast nicht einmal mitbekommen, was verloren ging.

Die wichtigsten Punkte

• Dein Entwurf ist ein Vorschlag. Dein Arbeitgeber muss ihn weder übernehmen noch sich im Detail damit befassen. Unterschrieben wird am Ende sein Text auf seinem Briefbogen.
• Am größten ist deine Freiheit im Aufgabenteil, am kleinsten bei der Note. Aufgaben sind überprüfbare Tatsachen. Für eine Note oberhalb von „befriedigend“ trägst du im Streitfall die Beweislast (Bundesarbeitsgericht, 9 AZR 584/13).
• Seit dem 1. Januar 2025 darf dein Zeugnis elektronisch erteilt werden, aber nur mit deiner Einwilligung und nur mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein eingescanntes PDF per Mail erfüllt das nicht.

Darfst du dein Arbeitszeugnis überhaupt selbst schreiben?

Ja. Keine Vorschrift verbietet dir, den Text vorzuformulieren, und in vielen Firmen ist genau das der Normalfall. Dein Arbeitgeber kann es umgekehrt aber auch nicht von dir verlangen. Der Anspruch aus § 109 Absatz 1 der Gewerbeordnung richtet sich gegen ihn: „Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.“ Er schuldet dir mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit, das ist das einfache Zeugnis. Willst du zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten, musst du danach fragen. Dann bekommst du ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, und nur um das geht es hier.

Entscheidend ist, was ein Entwurf rechtlich ist. Die Anwaltskanzlei von Rüden formuliert es unmissverständlich: „Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Zeugnisentwurf des Mitarbeiters zu übernehmen. Weiterhin ist er auch nicht verpflichtet, sich mit diesem im Detail überhaupt auseinanderzusetzen.“ Dein Text begründet also keinen Anspruch. Er ist der bequemste verfügbare Weg für jemanden, der wenig Zeit hat, und darin liegt dein Hebel.

Für diesen Text habe ich am 28. August 2026 die Ratgeberseiten durchgesehen, die zu „Arbeitszeugnis selber schreiben“ vorne stehen, und danach den Gesetzestext bei gesetze-im-internet.de und die aktuelle Rechtsprechung nachgeschlagen. Die Warnung vor Superlativen, die dort überall steht, ist berechtigt und kommt weiter unten noch einmal. Dazu kommen zwei Punkte, die darüber entscheiden, wie viel von deinem Entwurf am Ende übrig bleibt: wie die Beweislast verteilt ist und in welcher Form dein Zeugnis erteilt werden darf.

Was steht in einem qualifizierten Arbeitszeugnis, Baustein für Baustein?

Ein qualifiziertes Zeugnis folgt einer festen Reihenfolge, und Personalabteilungen sehen jede Abweichung auf den ersten Blick. Halte dich daran, auch wenn du frei formulierst. Fehlt ein üblicher Baustein, liest sich das Fehlen später wie eine Aussage über dich. Neun Teile gehören hinein:

1. Briefkopf des Arbeitgebers. Firmenbogen mit Anschrift. Den lieferst du nicht, der kommt beim Ausdruck dazu.
2. Überschrift. „Arbeitszeugnis“ oder, wenn du noch beschäftigt bist, „Zwischenzeugnis“. Ein nacktes „Zeugnis“ wirkt distanziert.
3. Einleitung. Vorname, Nachname, Eintritts- und Austrittsdatum, deine Positionsbezeichnung laut Arbeitsvertrag.
4. Aufgabenbeschreibung. Was du gemacht hast, geordnet nach dem Gewicht deiner Verantwortung.
5. Leistungsbeurteilung. Fachwissen, Arbeitsweise, Ergebnisse, am Ende die Zufriedenheitsformel mit der Note.
6. Verhaltensbeurteilung. Die Reihenfolge ist Konvention: Vorgesetzte zuerst, dann Kollegen, dann Kunden. Wer hier fehlt, fällt auf.
7. Beendigungsgrund. Ein Satz dazu, wie das Arbeitsverhältnis endet.
8. Schlussformel. Bedauern über dein Ausscheiden, Dank, gute Wünsche.
9. Ort, Datum, Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person.

Die übrigen Papiere, die zu einem Abschied gehören, sammeln wir im Bereich Jobsuche.

Welche Sätze darfst du dir selbst geben?

Die Faustregel ist einfach: Was eine überprüfbare Tatsache ist, schreibst du ausführlich. Was eine Bewertung ist, schreibst du so, wie du sie im Ernstfall belegen könntest. Deine Freiheit sinkt von Baustein zu Baustein, und die meisten Entwürfe scheitern daran, dass sie diese beiden Sorten Satz gleich behandeln.

Baustein	Was er aussagt	Wie frei du bist
Aufgabenbeschreibung	Tatsachen: Projekte, Systeme, Budgets, Teamgröße	Sehr frei. Schreib vollständig und konkret.
Fachwissen und Arbeitsweise	Bewertung, die an Ergebnissen hängt	Frei, solange hinter jedem Satz ein Ergebnis steht
Zufriedenheitsformel (die Note)	Reine Bewertung	Am wenigsten frei. Oberhalb von Note 3 liegt die Beweislast bei dir
Verhaltensbeurteilung	Bewertung ohne harte Belege	Zurückhaltend. Hier fallen Superlative zuerst auf
Beendigungsgrund	Tatsache	Frei in der Formulierung, gebunden an die wahre Variante
Schlussformel	Freiwillige Geste des Arbeitgebers	Schreib sie hin. Verlangen kannst du sie später nicht

Die letzte Zeile ist die, die am häufigsten vergessen wird. Das Bundesarbeitsgericht hat 2012 entschieden, dass du Dank und gute Wünsche nicht einklagen kannst (Aktenzeichen 9 AZR 227/11). Fehlt die Schlussformel im fertigen Zeugnis, hast du kein Mittel mehr in der Hand. Steht sie schon in deinem Entwurf, muss dein Arbeitgeber sie aktiv streichen, und das tut kaum jemand ohne Grund.

Warum ist die Aufgabenbeschreibung der wichtigste Teil deines Entwurfs?

Weil sie der Teil ist, den dein Arbeitgeber am schlechtesten kennt und deshalb am ehesten übernimmt. Deine Chefin weiß, dass du „im Vertrieb“ warst. Welche Kundengruppen, welche Systeme, welche Zahlen, das weißt nur du. Diese Sätze sind zudem Tatsachen, also gibt es wenig Anlass, sie zu kürzen. Und im nächsten Bewerbungsprozess ist genau dieser Abschnitt der einzige, der inhaltlich gelesen wird.

Der Unterschied in der Praxis: „Betreuung des Kundenstamms“ beschreibt eine Schublade. „Betreuung von 120 Bestandskunden im Maschinenbau, davon 14 Key Accounts, inklusive Jahresgesprächen und Preisverhandlungen“ beschreibt eine Aufgabe, die jemand einschätzen kann. Die Zahlen in diesem Beispiel sind erfunden, um die Form zu zeigen. Wenn du sie abschreibst, statt deine eigenen einzusetzen, steht eine Falschangabe in einem Dokument, das dein Arbeitgeber unterschreibt.

Schreib den Abschnitt lieber zu lang. Kürzen ist die eine Änderung, die eine Personalabteilung ohne Rückfrage vornimmt, und was du gar nicht erst aufschreibst, ergänzt niemand für dich.

Welche Note darfst du dir selbst geben?

Die Note, die du im Streitfall belegen könntest. Das Bundesarbeitsgericht hat 2014 festgelegt, dass „befriedigend“ der rechtliche Standard ist (Aktenzeichen 9 AZR 584/13). Willst du besser, musst du die überdurchschnittliche Leistung beweisen. Will dein Arbeitgeber dir eine schlechtere Note geben, muss er sie beweisen. Diese Verteilung entscheidet, wie weit du oben greifen solltest.

Praktisch heißt das: Setz die Note an, die deine letzten Beurteilungen, Zielvereinbarungen und Projektergebnisse tragen würden, und leg dir diese Belege beiseite, bevor du das Haus verlässt. Welche Formulierung welcher Schulnote entspricht und woran du versteckte Abwertungen erkennst, steht ausführlich in unserem Text dazu, wie du dein Arbeitszeugnis liest und die Codes deutest. Nutze dieselbe Tabelle beim Schreiben, nur andersherum.

Die ehrliche Grenze: Wer über Jahre mittelmäßig bewertet wurde, holt sich mit einem Entwurf keine Eins. Genau davor warnen die Ratgeber zu Recht. Ein Zeugnis voller Superlative erkennt eine erfahrene Personalerin sofort als selbst geschrieben, und dann wird nicht nur die Note gekürzt, sondern der ganze Text kritisch gelesen. Umgekehrt schützt dich das Gesetz vor der stillen Rache: Nach § 109 Absatz 2 der Gewerbeordnung darf ein Zeugnis „keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen“. Ein eingebauter Geheimcode ist unzulässig und angreifbar.

Was passiert mit deinem Entwurf, nachdem du ihn abgegeben hast?

Dein Arbeitgeber liest ihn, ändert, was er ändern will, druckt ihn auf Firmenpapier und unterschreibt. Erst mit dieser Unterschrift ist es ein Zeugnis. Die Kanzlei von Rüden führt als typische Fehler eines Entwurfs unter anderem übertriebenes Lob, Superlative, die nicht zur Dauer der Beschäftigung passen, übermäßige Länge und Widersprüche zum Lebenslauf auf. Genau an diesen Stellen wird gekürzt.

Daraus folgt ein banaler, aber wirksamer Schritt: Schick den Entwurf als bearbeitbare Datei. Ein PDF zwingt die Personalabteilung dazu, deinen Text neu zu tippen, und was neu getippt wird, wird auch neu formuliert. Frag im selben Zug schriftlich nach, bis wann du das unterschriebene Zeugnis bekommst. Ein Zeugnis, das erst Wochen später auftaucht, kann dir in einem laufenden Bewerbungsprozess fehlen.

Muss dein Arbeitszeugnis auf Papier stehen?

Nein, seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zwingend. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat § 109 Absatz 3 der Gewerbeordnung geändert. Vorher war die elektronische Erteilung ausgeschlossen, heute steht dort: „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.“ Zwei Details daran werden regelmäßig überlesen.

Erstens: Elektronische Form ist ein Rechtsbegriff aus § 126a BGB und verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein PDF mit einer eingescannten Unterschrift oder ein einfacher Signaturstempel genügt dafür nicht. Zweitens: Ohne deine Einwilligung geht es nicht, du kannst also weiterhin auf Papier bestehen. Eine qualifizierte Signatur trägt außerdem einen Zeitstempel, den niemand nachträglich verschieben kann. Ein spät unterschriebenes Zeugnis zeigt seinen späten Termin damit offen an, und das führt direkt zur nächsten Frage.

Für deine eigene Kündigung gilt diese Lockerung übrigens nicht. Sie verlangt nach § 623 BGB weiterhin Papier mit handschriftlicher Unterschrift, und was sonst noch hineingehört, steht in unserem Text darüber, was ein Kündigungsschreiben enthalten muss.

Welches Datum gehört unter deinen Entwurf?

Setz das Datum deines letzten Arbeitstags ein, aber verlass dich nicht darauf, dass es stehen bleibt. Ein Zeugnis, das Wochen nach dem Austritt datiert ist, liest sich für Personaler nach Streit oder nach einer nachträglichen Korrektur. Deshalb ist der letzte Arbeitstag die Konvention. Ein Anspruch ist er nicht.

Das Landesarbeitsgericht Köln hat am 5. Dezember 2024 entschieden (Aktenzeichen 6 SLa 25/24), dass weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber ohne besondere Absprache die Rückdatierung auf den letzten Arbeitstag verlangen können und das Zeugnis grundsätzlich das tatsächliche Ausstellungsdatum tragen darf. Vier bis acht Wochen Abstand zwischen Austritt und Ausstellung gelten dabei als normale Verwaltungspraxis. Ich habe die Entscheidung in der Besprechung des Fachanwalts Dr. Jens Usebach vom 13. Juli 2025 nachgelesen.

Der praktische Schluss aus diesem Urteil: „ohne besondere Absprache“ heißt, dass eine Absprache hilft. Halte gleich in der Mail, mit der du den Entwurf schickst, fest, dass das Zeugnis auf deinen letzten Arbeitstag datiert werden soll. Hinterher hast du dafür kein Druckmittel mehr.

Für wen lohnt sich der eigene Entwurf nicht?

Für drei Gruppen ist der Aufwand falsch investiert.

Wer im offenen Streit auseinandergeht, etwa mit laufender Kündigungsschutzklage, verhandelt den Zeugnistext besser als Teil des Vergleichs und mit anwaltlicher Begleitung. Ein freundlicher Entwurf per Mail hat in dieser Lage keine Wirkung.

Wer über Jahre schwach bewertet wurde, verschiebt mit einem geschönten Entwurf nur den Zeitpunkt der Enttäuschung. Sinnvoller ist eine realistische Note mit einem starken Aufgabenteil, der die Belege für die nächste Bewerbung liefert.

Und wer nur wenige Wochen da war, etwa als Aushilfe oder in einer abgebrochenen Probezeit, braucht in der Regel kein qualifiziertes Zeugnis. Art und Dauer der Tätigkeit reichen, alles andere lädt zu Fragen ein, die dir nichts bringen.

Ein letzter Hinweis, weil es hier um Recht geht: Dieser Text erklärt die allgemeine Mechanik und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über Note oder Formulierungen ist ein Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Gewerkschaft die richtige Adresse.

Der Aufgabenteil, den du für den Entwurf ausformulierst, ist derselbe Rohstoff, den deine nächste Bewerbung braucht. Jobscalr schreibt deine realen Stationen auf eine konkrete Stellenanzeige um, gewichtet die Abschnitte nach dem, was diese Anzeige verlangt, und schiebt deine Stichpunkte Richtung nachprüfbarer Ergebnisse. Fehlt eine Fähigkeit, die die Anzeige fordert, fragt die App nach, statt sie zu erfinden. Was herauskommt, ist ein Entwurf, den du prüfst und freigibst, genau wie beim Zeugnis.

Häufige Fragen zum selbst geschriebenen Arbeitszeugnis

Muss mein Arbeitgeber meinen Zeugnisentwurf übernehmen?

Nein. Er darf ihn kürzen, umformulieren oder komplett ignorieren, und er muss sich nicht einmal im Detail damit befassen. Der Entwurf verschafft dir keinen Anspruch auf einen bestimmten Wortlaut. Sein Wert liegt darin, dass er Arbeit abnimmt, weshalb viele Formulierungen unverändert stehen bleiben.

Merkt die Personalabteilung, dass ich das Zeugnis selbst geschrieben habe?

In der Regel ja, und meistens stört es niemanden, weil die Bitte um den Entwurf von dort kam. Auffällig wird ein Entwurf erst durch abgeschriebene Musterpassagen, durch Superlative in jedem zweiten Satz oder durch Zeugnisdeutsch, das falsch verwendet wird. Schreib deshalb in normalen Sätzen und übernimm nur die Zufriedenheitsformel wörtlich.

Wie lang sollte ein Arbeitszeugnis sein?

Ein qualifiziertes Zeugnis passt üblicherweise auf ein bis zwei Seiten. Bei einer langen Beschäftigung mit vielen Stationen sind zwei Seiten normal, bei einem Jahr wirkt eine volle zweite Seite aufgeblasen. Der Aufgabenteil darf den meisten Platz beanspruchen, die Bewertung kommt mit wenigen präzisen Sätzen aus.

Kann ich ein Zwischenzeugnis genauso selbst entwerfen?

Ja, und der Anlass ist häufig: ein Vorgesetztenwechsel, eine Umstrukturierung oder eine laufende Bewerbung. Der Aufbau ist derselbe, nur die Zeitform ändert sich, weil du noch beschäftigt bist. Ein Zwischenzeugnis hat außerdem einen praktischen Nebeneffekt: Es hält deine Aufgaben fest, solange sich noch jemand an sie erinnert.

Was mache ich, wenn ich nach Wochen kein Zeugnis bekomme?

Setz eine schriftliche Frist, kurz und ohne Vorwurf, und nenne einen konkreten Termin. Bleibt es dabei, kannst du den Anspruch aus § 109 der Gewerbeordnung arbeitsgerichtlich durchsetzen. Warte damit nicht zu lange, denn ein Anspruch kann verwirken, und nach Monaten erinnert sich niemand mehr an deine Projekte.