Kündigungsschreiben: Was muss wirklich rein?

Der neue Vertrag ist unterschrieben, der Starttermin steht. Jetzt fehlt nur noch der eine Brief an deinen jetzigen Arbeitgeber. Du öffnest eine Vorlage, und plötzlich stapeln sich die Fragen: Muss ein Grund rein? Reicht eine Mail? Ab wann läuft die Frist? Zählt das Datum im Brief oder der Tag, an dem er ankommt?

Die gute Nachricht: Das Kündigungsschreiben selbst ist kurz und langweilig. Vier Zeilen reichen. Die Fallen liegen woanders, nämlich in der Form und in der Zustellung. Genau die Punkte, die die meisten Muster im Netz mit einem Satz abhandeln.

Das Wichtigste vorab

• Pflicht sind nur vier Angaben: dein Name, der Arbeitgeber, das Datum und eine eindeutige Kündigungserklärung. Einen Grund musst du als Arbeitnehmer nie nennen.
• Die Kündigung muss auf Papier stehen und von deiner Hand unterschrieben sein (§ 623 BGB). Eine Mail, ein Foto oder eine eingescannte Unterschrift machen sie unwirksam, und dann läuft keine Frist.
• Die Kündigungsfrist startet erst mit dem Zugang beim Arbeitgeber. Wer den letzten Tag im Monat treffen will, muss das Timing der Zustellung mitrechnen.

Was muss in ein Kündigungsschreiben rein?

Nur vier Angaben sind Pflicht:

1. Dein Name und deine Anschrift als Absender.
2. Der Arbeitgeber als Empfänger, mit korrektem Firmennamen.
3. Das Datum, an dem du das Schreiben aufsetzt und unterschreibst.
4. Eine eindeutige Kündigungserklärung: ein klarer Satz, dass du das Arbeitsverhältnis kündigst, und zu welchem Termin.

Ein Beispielsatz genügt: "Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht zum 31. August 2026." Alles andere ist Kür. Du darfst freundlich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bitten und dich für die Zeit bedanken, musst es aber nicht. Was zählt, ist, dass unmissverständlich dasteht, dass und wann du gehst. Eine schwammige Formulierung wie "ich denke über eine Veränderung nach" ist keine Kündigung.

Muss ich einen Kündigungsgrund angeben?

Nein. Als Arbeitnehmer schuldest du deinem Arbeitgeber keine Begründung für eine ordentliche Kündigung. Du musst nicht schreiben, dass du zu einem Wettbewerber wechselst, mehr Gehalt bekommst oder einfach genug hast. Der Grund geht niemanden etwas an, und je weniger im Brief steht, desto weniger kann schiefgehen.

Das gilt nur für die normale, fristgerechte Kündigung. Willst du fristlos kündigen (außerordentlich, etwa bei ausbleibendem Lohn), brauchst du einen wichtigen Grund und solltest dir vorher rechtlichen Rat holen. Für den Standardfall, den neuen Job in der Tasche, sparst du dir jede Erklärung. Ein knappes, sachliches Schreiben wirkt souveräner als eine halbe Seite Rechtfertigung.

Warum macht die Form deine Kündigung gültig oder ungültig?

Weil das Gesetz für die Kündigung die Schriftform verlangt (§ 623 BGB), und die ist strenger, als die meisten denken. Schriftform heißt hier: ein gedrucktes oder handgeschriebenes Papier mit deiner eigenhändigen Unterschrift in blauer oder schwarzer Tinte. Das Original muss beim Arbeitgeber landen.

Was nicht reicht: eine E-Mail, eine WhatsApp, ein Fax, eine SMS oder ein PDF mit eingescannter Unterschrift. Das Bundesarbeitsgericht hat 2018 bestätigt, dass eine kopierte oder gescannte Unterschrift die Schriftform nicht erfüllt. Auch eine digitale Signatur wie DocuSign zählt im Kündigungsrecht nicht. Ein Verstoß gegen die Schriftform macht die Kündigung von Anfang an unwirksam. Du müsstest sie komplett neu aufsetzen, und die Kündigungsfrist verschiebt sich nach hinten. Wer per Mail kündigt und danach nicht mehr zur Arbeit erscheint, riskiert im schlimmsten Fall eine Abmahnung, weil das Arbeitsverhältnis rechtlich noch läuft. Mehr rund um saubere Übergänge findest du in unseren Beiträgen zur Jobsuche.

Wann beginnt deine Kündigungsfrist zu laufen?

Mit dem Zugang beim Arbeitgeber, nicht mit dem Datum im Brief. Zugang heißt: Das Schreiben ist so in den Machtbereich des Arbeitgebers gelangt, dass er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Erst ab diesem Tag zählt die Kündigungsfrist.

Die gesetzliche Frist für deine Eigenkündigung beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 BGB), im Vertrag oder Tarifvertrag kann eine längere stehen. Wenn du also zum Monatsende raus willst, reicht es nicht, den Brief am 30. abzuschicken. Er muss rechtzeitig angekommen sein.

Am sichersten ist die persönliche Übergabe mit einer Zeugin oder einem Zeugen, ersatzweise das Einwurf-Einschreiben. Und ein Trick gegen Rechenfehler: Schreib "zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt". Trifft dein Wunschdatum die Frist nicht, greift automatisch der frühestmögliche korrekte Termin, statt dass die ganze Kündigung ins Leere läuft.

Kostet dich eine Eigenkündigung das Arbeitslosengeld?

Wenn du direkt in einen neuen Job wechselst: nein, weil du gar nicht arbeitslos wirst. Heikel wird es nur, wenn du ohne Anschluss kündigst. Dann verhängt die Agentur für Arbeit in der Regel eine Sperrzeit von zwölf Wochen beim Arbeitslosengeld (§ 159 SGB III), weil du deine Arbeitslosigkeit selbst herbeigeführt hast.

Ein Kündigungsschreiben ist ehrlich in einem Punkt: Es kann dir keine Frist verkürzen und keine Sperrzeit ersparen. Beides hängt am Gesetz und an deiner Situation, nicht an der Formulierung. Wenn du über einen Ausstieg ohne neuen Vertrag nachdenkst, lies vorher, wie sich ein Aufhebungsvertrag auf die Sperrzeit auswirkt, bevor du irgendetwas unterschreibst. Nur ein wichtiger Grund (etwa erhebliche Lohnrückstände oder gesundheitliche Gründe) kann die Sperrzeit abwenden, und den musst du belegen können.

Häufige Fragen

Kann ich per E-Mail oder WhatsApp kündigen?

Nein. Beides erfüllt die Schriftform aus § 623 BGB nicht und ist unwirksam. Auch ein Fax oder ein PDF mit eingescannter Unterschrift reicht nicht. Es muss ein Papier mit deiner handschriftlichen Unterschrift sein, das beim Arbeitgeber ankommt.

Muss ich im Kündigungsschreiben einen Grund nennen?

Nein, bei einer ordentlichen Kündigung nicht. Du musst nicht erklären, warum du gehst. Nur eine außerordentliche, fristlose Kündigung braucht einen wichtigen Grund, und der gehört dann sauber begründet ins Schreiben.

Zählt das Datum im Brief oder der Tag, an dem er ankommt?

Der Tag des Zugangs zählt. Die Kündigungsfrist beginnt, sobald das Schreiben beim Arbeitgeber eingeht. Das Datum im Kopf des Briefes spielt dafür keine Rolle. Plane die Zustellzeit ein, wenn du einen bestimmten letzten Arbeitstag treffen willst.

Was passiert, wenn ich einen Formfehler mache?

Eine Kündigung mit Formfehler ist von Anfang an unwirksam. Das Arbeitsverhältnis läuft weiter, und du musst neu kündigen. Dadurch verschiebt sich deine Kündigungsfrist nach hinten, was besonders ärgerlich ist, wenn der neue Job schon wartet.